8.4. ICT

In de loop van 2010 heeft Kunsten en Erfgoed een informatieplan opgemaakt dat als basis dient voor het ICT-meerjarenplan, dit omdat de ICT-voorzieningen uiteraard gealigneerd dienen te worden met het informatiebeleid. Dit ICT-meerjarenplan werd opgemaakt voor de periode 2011–2015. Elk jaar worden enkele items uit het meerjarenplan uitgewerkt in een jaarplan. Voor 2010 waren dit de belangrijkste aandachtspunten:

  • Aanpassingen aan het Centraal IdentificatieBestand (CIB)
  • Functionele en technische analyse DossierOpvolgingSysteem Kunsten en Erfgoed (DOS)
  • Analyse Post
  • Opzet eigen Document Management system (DMS) test- en ontwikkelomgeving
  • Enquête Faro
  • Opvolging doelstellingen
  • Migratie naar de Shared Cognos 8-omgeving
  • Rapportering CIB –Orafin
  • Refresh laptops & migratie Windows 7 en MS-Office 2010

 

Centraal Identificatie Bestand (CIB)

In het CIB worden de klantengegevens van Kunst en Erfgoed bijgehouden. Het CIB is essentieel in het kader van eGovernement. Het maakt namelijk gebruik van de MAGDA-diensten van de Vlaamse overheid. Hierdoor worden persoons- of bedrijfsgegevens eenmalig ingegeven en bijgehouden in Vlaamse of federale authentieke gegevensbronnen, zodat Kunsten en Erfgoed er meteen mee aan de slag kan. Wijzigt er iets aan de gegevens, dan hoeft dat slechts eenmaal gemeld te worden en de aanpassing kan overal automatisch gebeuren.

Het Centraal Identificatiebestand heeft in 2010 een aantal belangrijke technische wijzigingen ondergaan die eind 2009 al voorzien waren en die een vlottere doorstroom naar het boekhoudprogramma Orafin toelaten en ook een betere rapportering.

Voor de inproductiestelling van deze tweede release werd beroep gedaan op de diensten van Passwerk waarbij de applicatie grondig getest werd. De introductie van CIB release 2 is vlot verlopen.

 

DossierOpvolgingsSysteem (DOS)

In de eerste helft van 2010 is een functionele en technische analyse uitgevoerd voor het DOS van Kunsten en Erfgoed. In het kader van dit project werden de behoeften verder geconcretiseerd, en werd een technisch ontwerp opgemaakt. Het ontwerp voorzag in een generiek systeem dat in het kader van diverse processen zou kunnen ingezet worden. Dit technisch ontwerp was nodig om een offerte voor de bouw te kunnen opmaken. Die offerte werd in de loop van de maand december overgemaakt. Omwille van de te hoge kostprijs is door het management van het ministerie beslist deze opdracht voorlopig niet verder uit te voeren en alternatieven te onderzoeken. Dit impliceerde ook dat de vooropgestelde timing niet gerespecteerd kon worden.

In het najaar 2010 zijn via workshops en een referentiebezoek een aantal recente softwarepakketten op hun bruikbaarheid binnen de context van CJSM onderzocht. Als voorlopig resultaat is er beslist om één pakket, AXI Casemanagement, via een beperkte proof-of concept nader te onderzoeken.

 

Digitale Postverwerking in het DocumentManagementSysteem (DMS)

Eind 2009 werd een interne behoefteanalyse een projectvoorstel voorgesteld om te komen tot een systeem voor het digitaal verwerken van poststukken. Aan de ICT-dienstverlener werd de opdracht gegeven om een meer gedetailleerd analysetraject uit te werken. Deze opdracht resulteerde in een ontwerp van oplossing. De kostprijs van die oplossing lag echter een stuk hoger dan initieel geraamd, waardoor beslist werd om dit project voorlopig niet verder uit te voeren.

 

Bevraging van het cultureel-erfgoedveld i.s.m. FARO

FARO, het steunpunt voor Cultureel-Erfgoed organiseerde in het najaar 2010 een omgevings- en toekomstanalyse voor het cultureel-erfgoedveld. In het kader van deze analyse bevraagde FARO de diverse actoren (n=150) van het cultureel-erfgoed. De inhoudelijke input voor de enquête werd gegeven door FARO en Kunsten en Erfgoed, de praktische ondersteuning (het opzetten van de vragenlijst in de enquêtetool) werd vanuit het ITB-team ondersteund. Het betrof een zeer uitgebreide enquête, het opzetten ervan heeft meer inspanning gevraagd dan voorzien. De bevraging zelf is vrij vlot verlopen, al waren er enkele problemen op niveau van de browserinstellingen. Begin 2011 werd een ruwe dataset met de resultaten van de bevraging opgeleverd aan FARO.

 

Opvolgen van Managementdoelstellingen

Vanuit het management en de staf van de drie entiteiten was er vraag naar een tool die het mogelijk maakt om op een vlotte wijze te rapporteren over de uitvoering van de doelstellingen die geformuleerd werden via de beleidsbrieven en beleidsnota’s van de verschillende ministers of over interne doelstellingen die geformuleerd werden op niveau van de entiteiten. Dezelfde doelstellingen komen vaak in verschillende doelstellingencascades en op meerdere niveaus terug. Via rapporten op maat moet de informatie m.b.t. de doelstellingen die voor een bepaalde partij relevant is, aangeboden kunnen worden. Om te kunnen rapporteren, moet er uiteraard ook data beschikbaar zijn.

Voor dit project heeft Kunsten en Erfgoed gekozen voor de registratietool PITA die door het Departement BZ aangeboden werd. Kunsten en Erfgoed gebruikt om te rapporteren MODO (ManagementOpvolging van Doelstellingen). Deze tool wordt aangeboden (en ondersteund) door Departement BZ en draait binnen het DataWareHouse (DWH) van het Departement BZ.

Het gebruik van de MODO-tool zal vanaf 2011 veralgemeend ingevoerd worden binnen Kunsten en Erfgoed.

 

Migratie naar de Shared Cognos 8-omgeving

In de loop van 2008-2009 werd op niveau van de Vlaamse overheid een nieuwe ‘shared’ Cognos omgeving opgezet. De bedoeling is dat de beleidsdomeinen een centrale infrastructuur en (Cognos) software delen om te voorzien in hun rapporteringsbehoeften. Elk beleidsdomein / entiteit krijgt een zone toegewezen waarbinnen alle aangeboden rapporten op maat van de entiteiten kunnen beveiligd worden (de security moeten door de entiteiten vastgelegd worden).

Omdat de bestaande CJSM-WVG-omgeving aan vervanging toe was, is eind 2009 beslist te migreren naar deze shared Cognos-omgeving. Hiermee worden investeringskosten vermeden. De migratie en upgrade naar de nieuwe Cognos 8-omgeving impliceerde dat de bestaande rapporten dienden gecontroleerd en aangepast te worden. Dit was een tijdrovend en weinig zichtbaar werk. De nieuwe omgeving is nu al meer dan een half jaar in gebruik en functioneert goed. Het platform is zo opgezet dat er voldoende autonomie voor de entiteiten is om zelfstandig rapporteringen op te zetten.

 

Rapportering CIB –Orafin

Doel van deze rapportering was te voorzien in een geïntegreerd overzicht van de status van de budgetten uit Orafin in combinatie met de verwachte uitgaven op basis van de CIB-data.

In het kader van de opmaak van deze CIB–Orafinrapportering werd een uitgebreide behoefteanalyse uitgevoerd. Via meetings met de begrotings- en boekhoudverantwoordelijken van de entiteiten is er nu een duidelijk zicht op de concrete rapporteringsbehoeften. Er werden ook een reeks rapporten ontworpen. De datakwaliteit bleek echter ondermaats zodat deze voorlopig nog niet in productie gesteld zijn. In de rand van deze opdracht werden een aantal financiële rapporten (waarvoor dossierhouders geen toegang hebben in Orafin) via het CJS –informatieportaal ontsloten.

 

Refresh laptops & migratie Windows 7 en MS-Office 2010

Eind 2009 is bij het agentschap gestart met een grote laptop refreshoperatie. Belangrijker dan die refreshoperatie was de migratie naar Windows 7 en Office 2010 in het najaar 2010. De impact voor de eindgebruikers was vrij fundamenteel. Toch is dit project vlot verlopen en zijn er weinig problemen over die migratie. Het vlotte verloop kan toegeschreven worden aan de grondige voorbereiding en het feit dat de bestaande inventaris up-to-date was en software dus makkelijk hergeïnstalleerd kon worden.

 

Overzicht Uitgaven ICT

  BEDRAG IN EURO
AANKOOP HARDWARE 30.718,87
ANDERS WERKEN (INTERNET) 739,08
BESCHIKBAAR HOUDEN GPRS / VPN 3.311,45
BHV 96.661,21
DOCUMENTGENERATIE 32.709,31
DOS 208.949,48
EGOVERNMENT 3.896,54
INSTALLATIEKOSTEN 630,37
LICENTIEKOSTEN 52.203,36
ONDERHOUD 1.800,50
OPLEIDING 570,49
TOEPASSINGSMANAGEMENT 33.973,74
UPGRADE NAAR WINDOWS 7/ OFFICE 2010 30.062,77
APEX 28.528,89
EINDTOTAAL 524.756,07
Overzicht uitgaven ICT