3.2. Besluitvorming

3.2.1 Kwaliteitslabel

Afdeling. Jaarlijks kunnen er uiterlijk op 15 januari aanvragen worden ingediend voor het bekomen van een kwaliteitslabel als museum, culturele archiefinstelling of erfgoedbibliotheek. De afdeling Erfgoed maakt de leidraad bekend op basis waarvan de aanvraag voor het kwaliteitslabel moet worden ingediend.

Ontvankelijkheidsonderzoek. De afdeling Erfgoed voert het ontvankelijkheidsonderzoek uit. Ze gaat na of het dossier tijdig en op basis van de leidraad werd ingediend en of het dossier beantwoordt aan de voorwaarden:

  • het beschikken over een rechtspersoonlijkheid;
  • gelegen zijn in Vlaanderen of het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad.

De afdeling Erfgoed brengt de aanvrager daarvan op de hoogte.

De afdeling brengt eveneens FARO, de VVP en de VVSG op de hoogte van de ingediende aanvragen en bezorgt in het kader van het complementaire beleid een afschrift van de ontvankelijke aanvragen aan de respectievelijke provincie en gemeente (of de VGC in het geval van het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad) waarin de organisatie gelegen is (tenzij de provincie of de gemeente de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie zelf beheert).

Secretariaat. Tijdens de voorbereiding, het bezoek ter plaatse en de nabespreking neemt de afdeling een secretarisrol op voor de visitatiecommissie. De afdeling Erfgoed bezorgt de gemotiveerde adviezen van de visitatiecommissies aan de minister, na overleg met de VVP en de VVSG.

Opvolging van het kwaliteitslabel.  De afdeling Erfgoed brengt de aanvrager op de hoogte van de beslissing van de minister. De afdeling neemt de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties, die een kwaliteitslabel mogen dragen, op in het register van erkende collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties. Het toezicht op het kwaliteitslabel gebeurt door controle van het jaarverslag dat door de organisatie wordt ingediend. Eén maal per vijf jaar evalueert de afdeling of de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie nog steeds voldoet aan de voorwaarden. De afdeling stelt een evaluatieverslag op en deelt dit mee aan de organisatie. Indien de organisatie niet langer aan de voorwaarden voldoet, start de afdeling de procedure op met een eventuele intrekking van het kwaliteitslabel tot gevolg.

Visitatiecommissie. De minister laat zich adviseren door visitatiecommissies, die samengesteld worden uit de pool van deskundigen. Deze pool van deskundigen werd samengesteld in overleg met de VVP en de VVSG voor de periode 2011-2015. De leden van de pool zijn mensen die over expertise beschikken in een of meer deelaspecten van het cultureel erfgoed en werden benoemd door de minister. Bij de samenstelling van een visitatiecommissie wordt rekening gehouden met de onverenigbaarheden, de man-vrouw verhouding en de expertise van de leden. Een visitatiecommissie bestaat uit minimaal 3 leden en maximaal 5 leden.

Zakelijke en inhoudelijke beoordeling. De visitatiecommissie beoordeelt op basis van de voorwaarden, brengt daarover een gemotiveerd advies uit en bezorgt dat aan de afdeling Erfgoed. De zakelijke en inhoudelijke beoordeling gebeurt door een onderzoek ter plaatse en een toetsing van de inhoud en de werking van de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie aan de voorwaarden.

Minister. De minister beslist uiterlijk op 15 juli over het al dan niet toekennen van het kwaliteitslabel.

 

3.2.2 Subsidiëring van cultureel-erfgoedorganisaties

Afdeling. De afdeling Erfgoed voert het ontvankelijkheidsonderzoek van de aanvraagdossiers uit, onderzoekt of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden en toetst de aanvraag aan de criteria. De afdeling stelt een ontwerp van beslissing op en volgt de uitbetaling van de subsidies op. De afdeling houdt ook toezicht op de gesubsidieerde projecten en werkingen. Ze doet dat met een financiële controle en een inhoudelijke evaluatie.

Ontvankelijkheidsonderzoek. De afdeling Erfgoed voert het ontvankelijkheidsonderzoek uit. Ze gaat na of het dossier tijdig en binnen de juiste regelgeving werd ingediend en of het volledig is. De afdeling brengt de aanvrager daarvan op de hoogte.

Zakelijke en inhoudelijke beoordeling. De afdeling Erfgoed voert een onderzoek uit op stukken. Ze onderzoekt of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden en toetst de aanvraag aan de criteria. Ter voorbereiding van de vergadering van de commissie bezorgt ze deze een historiekfiche, samen met het aanvraagdossier. De commissie formuleert een gemotiveerd advies. De afdeling maakt het verslag van de commissievergaderingen.

Opstellen ontwerp van beslissing. De afdeling Erfgoed stelt een ontwerp van beslissing op over alle aspecten van de aanvraag (zakelijk, beheersmatig en inhoudelijk) en bezorgt dit aan de minister.

Beslissing en communicatie. Na de beslissing van de minister of de Vlaamse Regering en de ondertekening van het besluit, brengt de afdeling Erfgoed de aanvrager op de hoogte. Met collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties, landelijke organisaties volkscultuur en landelijke expertisecentra voor cultureel erfgoed die een werkingssubsidie zullen ontvangen wordt een onderhandeling gevoerd over de strategische doelstellingen voor de betrokken beleidsperiode. Dit resulteert in een beheersovereenkomst tussen de organisatie en de minister. Het subsidiëren van het lokale of het provinciale cultureel-erfgoedbeleid gebeurt door het sluiten van een cultureel-erfgoedconvenant. Daarna wordt de procedure opgestart om de subsidie uit te betalen.

Opvolging van de subsidiedossiers. De projectsubsidies worden verantwoord op basis van een financieel en inhoudelijk verslag. De werkingssubsidies worden jaarlijks uitbetaald en verantwoord op basis van een inhoudelijk en financieel jaarverslag. De afdeling Erfgoed controleert deze documenten. De afdeling evalueert minstens éénmaal per beleidsperiode de organisaties die voor hun werking gesubsidieerd worden. Hiervoor gebeurt er een visitatie ter plaatse bij de organisaties. De bevindingen van deze evaluatie worden meegenomen in de zakelijke en inhoudelijke beoordeling van de aanvragen voor de volgende beleidsperiode.

Beoordelingscommissies en adviescommissie. De minister laat zich inhoudelijk adviseren door de beoordelingscommissies en de adviescommissie. De leden van die commissies zijn mensen die over expertise beschikken in een of meer deelaspecten van het cultureel erfgoed. De kwaliteitsbewaking van de beoordelingscommissies gebeurt door de adviescommissie. De commissie formuleert een gemotiveerd advies over de aanvraag voor een project- of werkingssubsidie en stelt, indien nodig, een rangorde op. Voor de advisering van de werkingssubsidies wordt de aanvrager door de commissie uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek wordt bijgewoond door de afdeling Erfgoed.

Minister en/of Vlaamse Regering. De minister of de Vlaamse Regering beslist om de subsidie al dan niet toe te kennen. In voorkomend geval sluit de minister een beheersovereenkomst met de organisatie die een werkingssubsidie ontvangt.

De minister ondertekent de subsidiebesluiten. Op dat moment is de subsidie definitief toegekend.

 

3.2.3 Bescherming van topstukken

Afdeling. De afdeling Erfgoed staat in voor het opstellen en beheren van de Lijst van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang (de Topstukkenlijst). De afdeling begeleidt de Raad voor het behoud van het roerend cultureel erfgoed (de Topstukkenraad) bij zijn werkzaamheden. Prioritaire opdracht is de verdere opstelling van de Topstukkenlijst. In overleg met de Raad en de minister is beslist om de Topstukkenlijst thematisch uit te bouwen. De afdeling schrijft opdrachten uit voor het opstellen van thematische proeflijsten met objecten en verzamelingen die mogelijk in aanmerking komen voor opname in de Lijst en bijgevolg voor bescherming.

Deze proeflijsten worden door de Topstukkenraad (in werkgroep en plenair) besproken. Op basis daarvan stelt de Topstukkenraad de minister voor om stukken en verzamelingen in de Topstukkenlijst op te nemen. De afdeling bereidt de vergaderingen van de Topstukkenraad voor en maakt het verslag van de vergaderingen en werkgroepen van de Raad. De afdeling stelt een ontwerp van beslissing op voor de minister en communiceert met de eigenaars en beheerders van de objecten en ensembles die op de Topstukkenlijst zijn opgenomen. Voor ingrepen aan topstukken (conservatie en restauratie) is een voorafgaande toelating nodig. De afdeling staat, samen met de Topstukkenraad, in voor het verlenen van deze toelatingen. Voor het buiten Vlaanderen brengen van topstukken is een voorafgaande toelating vereist van de Vlaamse overheid. Deze vergunningen worden verleend door de afdeling Erfgoed. De Vlaamse overheid kan deze toelating weigeren. Door te weigeren verbindt de Vlaamse overheid zich echter ten aanzien van de eigenaar tot de verwerving van het topstuk tegen een marktconforme prijs.

Topstukken komen ook in aanmerking voor restauratiesubsidies. De afdeling staat in voor het beheer van deze dossiers. De afdeling beschikt binnen het kader van dit decreet ook over de nodige bevoegdheden tot inspectie van topstukken ter plaatse.

Topstukkenraad. De Topstukkenraad geeft advies aan de minister inzake de opname van objecten en verzamelingen in de Topstukkenlijst. De Raad geeft bij zijn advies een uitgebreide motivatie. Daarnaast geeft de Topstukkenraad ook advies over de toestemming om fysische ingrepen uit te voeren op topstukken.

Minister. De minister beslist of een object of ensemble op de Topstukkenlijst komt, geeft toestemming om fysische ingrepen uit te voeren, kent eventueel een restauratiesubsidie toe en bepaalt of een object buiten Vlaanderen gebracht mag worden.

 

3.2.4 Immaterieel Cultureel Erfgoed

Afdeling. Sinds 2008 kunnen erfgoedgemeenschappen die dit wensen hun element van immaterieel cultureel erfgoed laten opnemen in de Inventaris Vlaanderen voor het Immaterieel Cultureel Erfgoed en/of in de Representatieve Lijst van de Unesco-Conventie 2003. Ook in 2010 konden vóór 1 april dossiers voor opname in de inventaris en/of de Representatieve Lijst worden ingediend bij de afdeling Erfgoed.

De afdeling voert een ontvankelijkheidsonderzoek uit op basis van de criteria van het Reglement voor opname in de Inventaris Vlaanderen voor het Immaterieel Cultureel Erfgoed en/of de Representatieve Lijst. De afdeling legt jaarlijks het reglement en de samenstelling van de ad hoc Commissie ter goedkeuring voor aan de Minister.

De afdeling verzorgt het secretariaat van de ad hoc Commissie Immaterieel Cultureel Erfgoed, maakt het verslag en stuurt de adviezen aan de Minister die de beslissing voor opname of niet neemt.

Ad hoc Commissie Immaterieel Cultureel Erfgoed. De ad hoc Commissie geeft een gemotiveerd advies aan de minister.

Minister. De minister beslist op basis van de adviezen van de ad hoc Commissie of het element al dan niet wordt opgenomen in de inventaris.